El deber de guardar la documentación

En estos días en los que proliferan requerimientos e inspecciones por parte de la Administración Tributaria y tenemos que empezar a rebuscar en los archivos más recónditos ¿qué deberíamos encontrar?

Según nos indica la NORMATIVA MERCANTIL, el plazo durante el cual el empresario debe conservar tanto los libros obligatorios –diario, inventarios y cuentas anuales y, en su caso, de actas, registro de acciones nominativas y de socios- como los no obligatorios, pero que forman parte de la documentación concerniente al negocio –mayor, auxiliares varios, etc.-; así como la documentación y justificación que soportan las anotaciones registradas en dichos libros, es de 6 años, a partir de la fecha de la anotación realizada. C.Com. art. 30 redacc. L 19/1989. Esta norma nos establece un primer plazo, aunque como veremos en algunas ocasiones resultará insuficiente.

Otros plazos establecidos, en este caso por la NORMA FISCAL, en el art. 29 y los art. 66 a 70 de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003) en los que se nos indica que los libros de contabilidad y otros libros registro, los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de apoyo, y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos, así como los soportes documentales que justifican las anotaciones contables practicadas en ellos, deben conservarse, al menos durante el periodo en que subsiste el derecho de la Administración a liquidar la deuda tributaria. Y este plazo de prescripción tributaria es de 4 años, empezándose a contar desde el día en que finaliza el plazo reglamentario para la presentación de la correspondiente declaración. Como podemos observar un plazo claramente inferior al establecido por la norma mercantil, aunque lo debemos matizar con el concepto de interrupción del plazo de prescripción.

Veamos, en general, qué quiere decir la interrupción: durante el plazo de prescripción tributaria (los 4 años) la Administración tiene potestad para determinar el importe de la deuda mediante la oportuna liquidación, de modo que si en estos 4 años no se ejercita este derecho, los elementos objeto de valoración se convierten en firmes y definitivos. Pero si en este periodo la Administración Tributaria ejerce cualquier acción, o por la interposición de reclamaciones o de recursos de cualquier clase, se interrumpe el plazo de prescripción, lo que implica la iniciación de otro plazo de prescripción de 4 años.

Llegado a este punto pongamos un ejemplo: ahora en 2012, se nos realiza una liquidación del I.R.P.F. de 2008 (presentada en junio de 2009 y que por tanto, nos prescribía en junio de 2013), por el hecho de esta liquidación ahora volvemos a empezar el plazo de los 4 años, con lo que debemos guardar documentación hasta junio de 2016. Muy lejos nos quedan los 6 años que nos exigía la normativa mercantil.

Y si para finalizar, vamos un poco más allá y tenemos en cuenta lo que dice la L.G.T., tenemos obligación de conservar durante el plazo de prescripción los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, ingresos, reducciones, y deducciones de cualquier tipo aplicados que deban constar en sus declaraciones.

Entonces 2 temas nos saltan a la vista: el primero, en el caso del Impuesto sobre sociedades, si nos aplicamos B.I.N. al resultado positivo del año, la administración nos puede solicitar que las justifiquemos, y teniendo en cuenta que actualmente tenemos 18 años para aplicarlas, ya sabemos que a guardar toca, durante 18 años, más el plazo de prescripción.

El segundo caso que nos ampliará el plazo, es el caso de que nos apliquemos AMORTIZACIONES (válido tanto para los sujetos pasivos de IRPF como para los de IS), como estamos deduciendo un gasto, deberemos guardar el justificante que en su día lo ocasionó. Es decir, para unas instalaciones que amorticemos al 8%, deberemos guardar la factura de las mismas durante 13 años más el plazo de prescripción.

De todo esto, sólo me cabe concluir que para destruir la documentación más antigua, cómo mínimo se debe guardar 6 años y por lo demás se debe analizar cada caso en particular: las deducciones que se aplican, los gastos deducidos, los requerimientos recibidos, etc. y a partir de aquí aconsejar que la siguiente mejor inversión será la de ampliar la memoria del ordenador y/o la estancia destinada al archivo.

Autora: María Sureda, economista en  Fiscontrol Assessors.

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